Geschreven door 

In 5 fases naar een toekomstbestendig Informatielandschap

 
U staat met uw organisatie op een kruispunt en wilt (of moet) de stap maken naar efficiënte(re) bedrijfsprocessen en een toekomstbestendig Informatielandschap.
De logische vraag die hieruit voortvloeit is ''Hoe pak ik dit aan?''

In de komende 5 weken plaatsen wij elke woensdag een artikel online over de verschillende fases naar een toekomstbestendig informatielandschap:

  Analyse

  Selectie 

  Proof of Concept  

  Implementatie 

  Nazorg

Ons doel? U met deze artikelen op weg helpen om dit lastige traject op te pakken én te doorlopen.

 

Woensdag 18 oktober 2017

FASE 1 : Analyse

Fase 1 begint met een voor u belangrijke vraag:

Op welke manier en in welke richting gaat mijn organisatie zich ontwikkelen?
Met deze vraag gaat u terug naar de basis, namelijk dé visie en strategie van het management. En tegelijkertijd kijkt u ook naar de toekomst.
De gewenste situatie moet helder zijn met als belangrijk uitgangspunt uw visie voor de komende jaren. Daarbij helpt deze vraag u om de aandachtsgebieden helder te definiëren en in kaart te brengen. 

In deze fase is de volgende stap inventarisatie van uw huidige situatie. Deze inventarisatie bevat een beschrijving van de processen, functionaliteiten en door welke systemen deze ondersteund worden. Ook wordt bekeken welke interfaces de integratie verzorgen. 

Uit de gewenste situatie (vanuit uw visie) en de huidige situatie zijn de verschillen vast te stellen, de zogenoemde GAP analyse. Op basis van de uitkomsten kan worden vastgesteld welke stappen nodig zijn om van A naar B te komen.
Natuurlijk zijn er ''meerdere wegen naar Rome'' en dus meerdere scenario's mogelijk. Deze scenario's worden beschreven en leiden tot een Roadmap voor uw organisatie.

 

Woensdag 25 oktober 2017

 

De uitkomst van de analyserende eerste fase is van grote invloed op de uitvoering van de volgende fase. Uit de analyse volgen vragen als: welke applicaties worden vervangen (als dit al nodig is), welke blijven in gebruik, welke nieuwe processen moeten worden ondersteund met welk exacte functionaliteit?
En naar aanleiding van deze vragen begint de tweede fase:


FASE 2: Selectie.

In deze fase moet er veel gebeuren. Zoals het opstellen van een eisen- en wensenlijst (van de nieuwe en bestaande functionaliteit). Dit is het zogenaamde requirements overzicht.
Vervolgens moet er een vragenlijst worden opgesteld voor de beoordeling van het pakket en pakketleverancier (RFI). Hierna volgt een shortlist van leveranciers. Dit gebeurt op basis van objectieve en subjectieve criteria.

Als alle bovenstaande punten doorgenomen en vastgesteld zijn kan er een offerte aangevraagd worden bij de leverancier(s) en worden de weegfactoren voor de RFI resultaten vastgesteld.
De dekkingsgraad dient te worden bepaald voor de kansrijke pakketten, alsmede vaststelling van de Total cost of Ownership.
Hierna worden de resultaten gerapporteerd en moet er een beslissing genomen worden over de leveranciers voor het geven van een demonstratie en het organiseren hiervan. Van belang is om voor deze demonstraties een specifieke bedrijfscase (voor uw organisatie) op te stellen.

De laatste stappen van deze fase zijn het evalueren van de referentiebezoek(en) en het selecteren van het voor uw organisatie best geschikte softwarepakket.

 

 

Woensdag 1 november 2017

 

Na de selectiefase, waarin de laatste stap het evalueren van de referentiebezoek(en) was, is als vervolgstap een Proof of Concept met de geselecteerde leveranciers aan te bevelen.

Fase 3 : Proof of Concept

Via een Proof of Concept kan een idee of een concept snel uitgewerkt worden tot een demonstratie.
Bij deze demonstratie wordt het idee niet tot in detail uitgewerkt maar er wordt een globaal iets in elkaar gezet om te laten zien dat 'iets kan'.
De geselecteerde leveranciers zullen deze demonstratie opleveren met als doel om een aantal key-users van uw organisatie zelf 'achter de knoppen' te laten zitten om zo te ervaren of de geselecteerde oplossing werkelijk voldoet aan de eisen en wensen.

De business case uit de selectiefase kan hierbij als leidraad dienen.

Tijdens de voorgaande fase wordt vaak met elkaar van gedachten gewisseld op basis van ideeën en verwachtingen.
In deze fase dient heel duidelijk geformuleerd te worden wat voor u het eindproduct moet zijn, wat het moet kunnen, wanneer het gereed moet zijn, tegen welke condities het geleverd gaat worden natuurlijk wat u van elkaar verwacht.
Nadat u de juiste partij heeft geselecteerd is het van belang een overeenkomst af te sluiten die recht doet aan de eisen van beide partijen en waarmee u achteraf elkaar af kunt rekenen op de geleverde presentatie. Dit is de laatste stap in de Proof of Concept fase.

Deze 3e fase neemt relatief veel tijd in beslag maar de geïnvesteerde tijd in de Proof of Concept verdient zich terug tijdens de implementatie.

 

 

Woensdag 8 november 2017

 

Na het selecteren van de juiste partij voor uw organisatie én afsluiten van de overeenkomst is het tijd voor.. actie!

 

Fase 4 : Implementatie

De geselecteerde oplossing(en) van fase 3 moet(en) nu geïmplementeerd worden. De implementatie vergt een forse inspanning en niet alleen van de leverancier maar zeker ook voor uw organisatie.
De leverancier zal namelijk van uw organisatie wensen (of zelfs eisen) dat een projectteam inclusief projectmanager beschikbaar is.
Waarom? Uw projectteam zal als kritische sparringpartner dienen. Daarbij is het testen van de opgeleverde functionaliteit de belangrijkste taak van het projectteam.

Continue zal de geleverde oplossing getoetst moeten worden aan de door u opgestelde eisen en wensen afkomstig uit fase 2, de selectie.
Daarnaast, zeker bij complexere projecten, zult u de samenwerking tussen partijen moeten managen.

Om de bovenstaande tekst wat meer 'body' te geven delen wij graag onderstaand voorbeeld uit de praktijk met u; 


Aanleiding voor '
bedrijf X' om contact op te nemen met ons waren de problemen met het oude Workforce Management systeem. Er was veel 'geknutseld' en daardoor onder meer ook compliancy issues.
Zij hadden een besluit genomen. Er moest een nieuw systeem komen. Maar hoe pak je dat aan?

Wij hebben geholpen om de complexe materie begrijpbaar te maken waardoor de organisatie beter(e) keuzes kon maken. Hiernaast namen wij het begeleiden van dit traject en het bijstaan in de selectieprocedure (van voorbereiding tot aan de uiteindelijke keuze voor het nieuwe Workforce Management systeem) op ons.

Tip! Een externe partij kan ook ingezet worden om binnen een organisatie op internationaal niveau te helpen. Denk hierbij aan het 'overtuigen' van het hoofdkantoor door het uitwerken van modellen, budgeten en SLA's.

 

En dan.. Go- Live

Het live gaan met een veranderd en of nieuw systeem/ proces is een impactvolle activiteit.
Ook de 'Go-Live' zal begeleid moeten worden. Deze begeleiding is belangrijk omdat dit de mogelijkheid geeft tot direct schakelen (en de schade te beperken) indien - onverhoopt - iets toch niet volgens de uitgestippelde planning verloopt.

In het kort: het doorvoeren van veranderingen ook wel 'change management' is in iedere organisatie een discipline die aandacht verdient. Want uiteindelijk is dit (mede) bepalend voor uw succes.

 

 

Woensdag 15 november 2017

 

Alle betrokken partijen zijn bij elkaar om het project als succes te bestempelen en de opgeleverde producten zijn vanaf dit moment de verantwoordelijkheid van de functioneel beheerders.
Al snel volgen er klagende gebruikers en oplopende behandeltijden zorgen voor een verhoogde werkdruk. Hier mist overdracht, (na)zorg en begeleiding! Dit brengt ons bij fase 5.


Fase 5 : Nazorg

Helaas wordt de nazorgfase vaak over het hoofd gezien. Spijtig want deze fase is juist erg belangrijk.
De blijdschap van de afronding van het project slaat anders al snel om in stress en 'puinruimen' Denk hierbij aan vertraging, veranderende specificaties tijdens het project, incomplete documentatie en natuurlijk onvoldoende capaciteit om het project opnieuw in beheer te nemen.

Het is aan te bevelen om voldoende ruimte in de resource planning en in het budget te reserveren om deze fase 'goed door te komen' en om het projectresultaat daadwerkelijk te doen landen.
Voorbeelden van de activiteiten die bij deze fase komen kijken zijn bijvoorbeeld: een instructie en training voor gebruikers, schrijven van handleidingen en het projectverslag (voor de stuurgroep), onderhouden van het resultaat en natuurlijk het organiseren van een borrel om het bereikte resultaat te vieren!

Daarnaast is aan te bevelen om een programmeur en tester beschikbaar te houden om na de overdracht nog eventuele project-gerelateerde issues op te pakken en functioneel beheer in de beginperiode te ondersteunen totdat de gebruikers zelf alles onder controle hebben.
Deze laatste fase brengt ons bij het voorgenomen doel: u helpen bij het zetten van de juiste stappen naar een toekomstbestendig Informatielandschap.

 

Heeft u vragen of wilt u eens sparren met één van onze experts? Neem gerust contact met ons op, wij zijn u graag van dienst!

 

Laat een reactie achter

Zorg ervoor dat u de verplichte (*) velden invult waar dit is aangegeven. HTML code is niet toegestaan.